assfinet Data Dokumente

AMS verfügt als Endpunkt für assfinet Data Dokumente jetzt über die notwendigen Möglichkeiten zur Konfiguration eigener Verarbeitungsregeln für die Cloud-basierte Dokumentenzuordnung. Informationen und Details erhalten Sie im Rahmen der Einrichtung von assfinet Data Dokumente.

Automatismen

Mit der ams.5 Version 4.5 stellen wir Ihnen ein mächtiges neues Modul zur Ablaufsteuerung in AMS zur Verfügung. Sie sind damit in der Lage, Ihre eigenen individuellen Prozesse im Programm darzustellen, so wie Sie sie leben. Mit dem Automatismen-Editor werden Sie als Anwender in die Lage versetzt, diese Abläufe selbstständig zu definieren und von uns beispielhaft vorgegebene Abläufe eigenständig an Ihre Bedürfnisse anzupassen.

Das Basis-Modul der Automatismen erhält jeder Anwender mit gültigem Supportvertrag kostenfrei. Damit können Standard-Automatismen importiert und durch Konfiguration auf individuelle Bedürfnisse angepasst werden. Bereits mit Einführung des neuen Moduls liefert ASSFINET Standardabläufe mit.

Dokumenteneingang

Im Dokumenteneingang werden Dokumente jetzt in drei verschiedene Klassen unterschieden und farblich getrennt. Eingehende Emails werden im oberen Bereich angezeigt. assfinet Data-Lieferungen werden im mittleren Bereich dargestellt. Dokumente aus der rein lokalen Verarbeitung (Scan, Filesystem) werden im unteren Bereich dargestellt.

Ebenfalls verfügt der Dokumenteneingang jetzt über eine Schnellzuordnung. Damit kann die Zuordnung zu Kunde, Vertrag, Schaden und Vorgang für ein eingehendes Dokument auf einen Blick festgelegt werden. Auch eine Neuanlage von entsprechenden Fachobjekten ist möglich, wobei fehlende Informationen in einer Maske einfach eingetragen werden können. Für Zentralinkasso-Verträge können vorhandene Verträge bereits bei der Zuordnung angepasst werden, ohne den Vertrag laden zu müssen. Der Dialog für die Detaildaten-Eingabe kann über oder neben das Hauptfenster gelegt werden. Damit können Daten aus dem eigentlichen Dokument per Copy&Paste ergänzt werden. Dazu lässt sich die Dokumentenvorschau selber ebenfalls vom Dokumenteneingang abdocken und frei positionieren. Ebenfalls bleibt sie dann geöffnet, wenn in AMS ein anderes Fenster geöffnet wird.

Neue Auslagerung

Die in AMS bereits seit langem existierende Dokumentenauslagerung ist auf ein neues technisches Fundament gehoben worden. Zukünftig können Sie Dokumente, Posteingang und Änderungsjournal in separate Datenbanken auslagern. Sie bestimmen die Intervalle der Auslagerung in Abhängig Ihrer Datenmengen eigenständig. Nach der initialen Einrichtung werden die fortlaufenden Auslagerungsoperationen automatisiert im Hintergrund durchgeführt.

Durch die Auslagerung verringern sich Sicherungszeiten der Produktionsdatenbank, und große Datenmengen können skalierbar auf verschiedenen Speichersystemen untergebracht werden. Die nunmehr verkleinerte Produktionsdatenbank ermöglicht eine leicht höhere Performance. Ausgelagerte Daten früherer Jahre müssen nicht mehr jederzeit gesichert werden – für einen bereits vollständig ausgelagerten Zeitraum genügt eine Sicherung, die langzeitarchiviert wird.

Zeiterfassung

Mit der vorliegenden Version verfügt AMS nun über ein integriertes Modul zur Zeiterfassung inkl. Anbindung an die Office 365 Cloud. Erfassen Sie Zeiten zu den Datenobjekten Kunde, Vertrag, Schaden, Vorgang, Gesellschaft und Vermittler automatisch über das aktuell aktive Fenster. Die Mehrfenster-Technologie von AMS wird durch unterschiedliche Timer optimal unterstützt und ermöglicht damit auch in Zeiten hoher Auslastung die einfache Erfassung von parallel abgearbeiteten Vorgängen im System.

Über die in AMS enthaltene Office 365 Schnittstelle können in Outlook oder mobil erfasste Zeiträume in den AMS Kalender synchronisiert werden. Damit stehen auch vom mobilen Außendienst erfasste Kalenderzeiten für das Tracking von Aufwänden und optional in Verbindung mit dem Modul Leistungen & Honorare auch für die leistungsbasierte Abrechnung zur Verfügung.

Schnittstelle ELO-Indexserver

Neben der bereits im letzten Release eingeführten Schnittstelle zu Docuware steht jetzt eine neue Schnittstelle für ELO Indexserver zur Verfügung, die die bestehende, client-basierte ELO-Schnittstelle, die vom Hersteller nicht mehr unterstützt wird, mittelfristig ersetzen wird. Bei Interesse an der Schnittstelle zum ELO-Indexserver setzen Sie sich bitte mit dem ASSFINET Vertrieb in Verbindung.

Emails automatisch als Entwurf speichern

Emails können jetzt bereits während des Verfassens automatisch im Hintergrund (ähnlich Outlook) als Entwurf zwischengespeichert werden.

Widget für eingegangene Nachrichten aus Collaboration

Neue Nachrichten, die Ihre Kunden über ASSFINET Collaboration mit Ihnen teilen, können jetzt automatisch in einem Widget eingesehen werden. Falls Sie die in AMS enthaltene Vermittlerfreischaltung verwenden, wenden Sie sich vor dem Einsatz des Widgets bitte an den ASSFINET Support.

Seitenweises Blättern für die Sperr- und Löschliste

Die DSGVO Sperr- und Löschliste unterstützt jetzt das seitenweise Blättern, um auch für sehr große Bestände initiale Bereinigungsarbeiten einfach zu unterstützen.

Die Sperrund Löschfristen für Verträge können jetzt für alle Vertragsstati separat definiert werden. (#16590)

Zugriffsrechte für Widgets

Widgets können jetzt mit Zugriffsrechten versehen werden. Die Standard-Prozeduren für Widgets mit Provisionsverlauf benötigen darüberhinaus das Zugriffsrecht "Provisionen".

Import + Export

• Die Funktion Import+Export besitzt jetzt einen automatischen Modus. Dabei können importierte Dateien in einem Ablauf validiert und in die Datenbank geschrieben werden.
• Im manuellen Modus werden die Daten jetzt ohne Umweg über das ImportCenter geschrieben. Der zusätzliche Schritt entfällt.
• Beim Import wird jetzt ein Protokoll-Vorgang angelegt, der die originale Datei und die Logfiles (Validierung und Import) enthält. Dies kann optional über Datei/Einstellungen deaktiviert werden.
• Beim Import kann ein Datensatz aus der Liste Kunde, Vertrag, Schaden, Adresse wahlweise über ein frei definiertes Merkmal identifiziert werden. Damit ist es nicht mehr notwendig, alle Pflichtfelder von Kunde, Vertrag, Schaden in der zu importierenden Datei mitzuliefern
• Der Import kann jetzt auch Dokumente importieren. Dazu muss das Feld "Dateipfad" mit einem Pfad zur importierenden Datei befüllt werden.

Weitere Informationen in Nebenbuch-Listen

• Per neuer Einstellung (Bereich Rechnungswesen / Option "Buchungsjournal mit Vertragsdaten anzeigen) kann das allgemeine Buchungsjournal mit Vertragsdaten angereichert werden. (I-968 / HUP-27) (HUP-27)
• Die Vertragsbeteiligungsliste sowie die FreieSelektion zur Vertragsbeteiligung kann mit der Kreditorennummer der Gesellschaft ergänzt werden. (T-1967 / INB-115032) (115032)
• Die Inkasso-Fälligkeitslisten lassen sich jetzt um die Spalte "Sachbearbeiter (Vertrag/Kunde)" erweitern (T-2071 / INB-115043) (115043)
• Die Gesellschaftsliste und die Gesellschaftsabrechnung lassen sich jetzt auch über die Kreditorennummer selektieren (T-1967 / INB-115032) (115032)
• Der Email-Dialog lädt jetzt Betreff und Signatur in einem Durchlauf und wird dadurch schneller angezeigt (40% Zeitgewinn) (99)

Sonstige Änderungen

• Alle Seite2-Tabs wurden auf einen Tab je Datenobjekt vereinheitlicht. Die Felder werden jetzt auf diesem Tab untereinander angezeigt.
• Die Karteireiter Privatkunde 1, Privatkunde 2, Firmenkunde 1, bAV, Mitarbeiter 1 und Mitarbeiter 2 wurden vereinheitlicht zu Privatkunde, Gewerblicher Kunde und Mitarbeiter. Der vorhandene Platz wird jetzt besser ausgenutzt, es sind weniger Tabs notwendig.
• In der Vertragsmaske wird die Letzte Prämie jetzt korrekt als letzte Bruttoprämie bezeichnet. (1493)
• Wartungszeitpunkt: Zeitpunkt stellt die Minuten wieder korrekt dar. (825)
• Die Umsatzstatistiken nach Gesellschaften können alternativ zusätzlich über das Vermittlerkonto gruppiert werden (Task 2163). (2163)
• Postbestand: Im Postbestand existiert ein neuer Button "Durch Import ersetzen", der ein bestehendes DMS-Dokument durch eine aktuellere Version überschreibt. (2292)
• Das Öffnen von Terminen, Aufgaben, Wiedervorlagen und Kontaktnotizen wurde vereinheitlicht. Überall dort, wo diese Datensätze geöffnet oder neu angelegt werden können, kann jetzt der Dialog wahlweise als Popup-Fenster oder in einem separaten Tab geöffnet werden. Eine Ausnahme bietet der Archivierungdialog bei der Dokumentenablage; dieser ist bereits ein Popup-Fenster und erlaubt keine weiteren Tabs. Das Öffnen in einem separaten Tab erfolgt aus technischen Gründen deutlich performanter als das Öffnen in einem neuen Fenster.
• Datei/Einstellungen und die Benutzerverwaltung können jetzt ebenfalls, sofern aktiviert, in der klassischen Tab-Ansicht dargestellt werden (477)